La domiciliation d’une société : qu’est-ce que c’est ?

Lors de la création ou du transfert de siège d’une société, les greffes des tribunaux de commerce, via les dispositions du Code de commerce, imposent que le siège social soit situé soit :

  • A l’adresse de l’un des représentants légaux de la société (gérant, président),
  • A l’adresse d’un bail commercial ou professionnel,
  • A l’adresse d’une société de domiciliation commerciale.

Dans ce dernier cas, afin de pouvoir proposer une adresse de domiciliation, souvent située dans une rue ou sur une avenue prestigieuse, le domiciliataire doit indiquer dans le contrat de domiciliation son numéro d’agrément préfectoral.

Comment s’établir en qualité de domiciliataire ?

Cet agrément préfectoral s’obtient après une procédure exigeante auprès de la Préfecture du département ou de la Préfecture de Police dans le cas de Paris ou de Marseille.

Au cours de cette procédure, le futur domiciliataire devra démontrer, entre autres, son absence de condamnation, sa probité, et détailler les liens capitalistiques entretenus au sein de sa société (personnes physiques bénéficiaires effectives de la société), etc.

La Préfecture s’attachera à vérifier que le cahier des charges de la domiciliation est respecté, notamment quant à la structure du bâtiment. En effet, ce dernier doit disposer a minima d’une pièce séparée pouvant accueillir les Assemblées Générales de ses clients, mais également afin que ceux-ci puissent recevoir les éventuels contrôles administratifs, tels que ceux diligentés par l’administration fiscale ou par le Ministère du travail. Le mot d’ordre étant le respect de la confidentialité des échanges.

A l’issue de l’instruction de son dossier, et si l’ensemble des pièces justificatives valident la demande et les exigences de la Préfecture, cette dernière délivrera le fameux agrément préfectoral et le numéro qui va avec.

Nota Bene : certaines Préfectures ne délivrent pas de numéro. Cela n’entache en rien la légitimité des agréments préfectoraux délivrés.

Ces agréments, une fois délivrés, ne sont pas obtenus ad aeternam. Ils sont à renouveler tous les 6 ans.

La vie de l’agrément de domiciliation

Comme nous venons de l’évoquer, l’agrément préfectoral permettant d’accueillir le siège social d’entreprises a une durée limitée dans le temps. Mais pas que.

Tout au long de la vie de l’entreprise, le domiciliataire va être l’objet de nombreux contrôles, de la part de la DGCCRF, qui a émis et met à jour régulièrement les bien connues « lignes directrices » qui encadrent notre profession, mais également de contrôles par les agents du Ministère de l’Economie et des Finances, et plus spécifiquement de la cellule TRACFIN, cellule spécialisée dans l’analyse et le contrôle des mouvements de fonds susceptibles de financer le terrorisme, via le blanchiment d’argent.

Dans le cadre de l’application de cette réglementation, l’ensemble des sociétés de domiciliation sont tenus d’établir des profils de risques qui leur permettent de classer les sociétés de leurs clients.

Ces profils de risques permettent d’identifier les clients susceptibles d’aller à l’encontre des règles imposées par Bercy.

Il en va de la responsabilité du domiciliataire de réaliser des déclarations de soupçons, qui ne sont que des soupçons, auprès de TRACFIN à chaque fois que l’un de ses clients a un comportement douteux, ou n’entrant pas dans ce qu’on peut attendre d’une relation commerciale normale, ou encore par un changement très fréquent de personne venant retirer le courrier sans que le domiciliataire n’en ait été averti au préalable. C’est ce dernier service qui sera chargé de réaliser les enquêtes, avec les moyens bien connus dont dispose l’administration fiscale.

C’est d’ailleurs à ce titre que vous recevrez des « droits de communication » de la part de l’administration fiscale, lorsque cette dernière cherche à obtenir des informations. La complexité de notre profession nous oblige à détenir de précieuses informations sur l’ensemble de nos entreprises clientes, et cela, le fisc le sait bien. Vous serez donc poliment encouragés à répondre à ces « droits de communication ». Le Synaphe vous encourage même à y répondre dans un délai extrêmement bref.

Vous l’aurez compris, les démarches pour obtenir et conserver l’agrément préfectoral nécessitent un engagement au quotidien, avec pour risque ultime en cas de carence : la perte de l’agrément.

Les contrôles administratifs des domiciliataires

Lors de ces nombreux contrôles, sur site et sans avoir averti au préalable, les agents de la DGCCRF peuvent détecter des manquements dans la gestion des dossiers de vos clients. Des pièces d’identité manquantes, une procuration postale absente, un contrat de domiciliation mal signé et c’est le drame : l’administration vous fait parvenir la liste des écueils.

Ne dramatisons pas pour autant : il existe une gradation dans les sanctions appliquées aux domiciliataires en cas de manquements.

Ne les snobons par autant : mal lui en a pris celui qui pense que notre administration de contrôle a la mémoire courte. C’est même tout l’inverse.

Autant vous le dire tout de go : non seulement l’administration se souvient parfaitement de qui elle a contrôlé, mais elle garde précieusement dans ses tablettes la liste des doléances qu’elle adresse au domiciliataire fautif.

De mémoire de Synaphe, cela s’est même toujours vérifié.

L’objectif de nos administrations de contrôle est de s’assurer de la pleine application de notre législation. Et l’ensemble des domiciliataires savent que les règles sont nombreuses et parfois complexes à appliquer au quotidien.

Plus sérieusement, à l’issue d’un contrôle, l’administration va avoir plusieurs choix. Ces choix vont du simple rappel à la loi (avec une promesse non écrite de contrôle à court terme, afin de s’assurer que les règles seront, cette fois-ci, scrupuleusement appliquées) jusqu’à la saisine de la Commission Nationale des Sanctions.

L’organe de sanction de la profession des sociétés de domiciliation

Une simple visite sur leur site internet vous donne immédiatement le ton : « La Commission nationale des sanctions (CNS), instituée par la loi auprès du ministre de l’Economie, est une institution indépendante chargée de sanctionner les manquements commis par certains professionnels (les agents immobiliers, les personnes exerçant l’activité de domiciliation et les opérateurs de jeux ou de paris, y compris en ligne), en ne respectant pas leurs obligations en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme. » (source : https://www.economie.gouv.fr/commission-nationale-sanctions#:~:text=La%20Commission%20nationale%20des%20sanctions,de%20jeux%20ou%20de%20paris)

Vous l’aurez donc compris : la Commission nationale des sanctions est là pour imposer des sanctions administratives et pécuniaires aux contrevenants qui n’auraient pas appliqué la réglementation, à une ou plusieurs reprises, et en fonction de la gravité des défauts, erreurs ou manquements repérés, ces sanctions peuvent aller jusqu’à la perte totale de l’agrément préfectoral. Dit autrement, l’interdiction d’exercer.

Cela ne manquera pas d’émouvoir les professionnels contrevenants dans la mesure où, dans ce cas extrême, il faudra également assurer le départ de l’ensemble des sièges sociaux préalablement installés à l’adresse du domiciliataire indélicat.

Sous-traiter sa domiciliation, bonne ou mauvaise idée ?

Vous l’aurez compris (du moins, nous espérons), on ne s’improvise pas domiciliataire du jour au lendemain. Une fois installé dans la profession, les règles sont nombreuses et parfois délicates à appliquer. Les sanctions, nombreuses, prises chaque année par nos administrations de contrôle et par la CNS sont là pour nous le rappeler.

Le Synaphe s’engage pleinement aux côtés des sociétés adhérentes auprès du syndicat pour les aider et les épauler, afin de les assister dans les dilemmes du quotidien.

La domiciliation est parfois un métier comportant des tâches rébarbatives, telles que le tri du courrier par exemple. Nous le savons parfaitement, mais cela fait partie intégrante de notre métier.

Des sociétés, parfois dans un but de simplification de leur quotidien ou de meilleure administration de leurs deniers, peuvent être tentées par la sous-traitance de la gestion de leur domiciliation.

Pour le Synaphe, la position est claire : l’idée est foncièrement mauvaise.

Pourquoi ? Simplement parce qu’il est du devoir du domiciliataire de s’assurer de la parfaite application des règles en vigueur. Le dirigeant en assume personnellement l’application. Ce n’est pas pour rien que les Préfectures, comme nous vous l’avons indiqué au préalable, s’attachent à vérifier la probité de ses dirigeants. Les sanctions peuvent être lourdes et c’est bien votre responsabilité, en qualité de représentant légal d’une société de domiciliation, qui est engagée, avec des interdictions d’exercice et des amendes à la clé.

La sous-traitance de la domiciliation est en général faite à des sociétés qui ne sont pas elles-mêmes soumises à notre règlementation, n’ayant pas d’agrément préfectoral, et agissant en simple prestataire de services.

Ces sociétés ne sont donc pas normalement en capacité de pouvoir signer des contrats à la place des sociétés de domiciliation ni d’encaisser les fonds du client.

Dans des cas extrêmes, le Synaphe s’est alarmé également du fait que la clientèle n’appartienne pas au domiciliataire. Cela prenait la forme d’une sorte de rachat, une tarification réalisée par client géré par le prestataire en cas de rupture de sous-traitance. Le domiciliataire se retrouve dans un tel cas en situation d’asservissement économique et n’est là que pour fournir l’agrément, sans réel pouvoir d’action sur les prestations de domiciliation réalisées.

Imaginez plutôt : lors de la sous-traitance de votre gestion de domiciliation, vous n’avez aucune connaissance de qui sont vos clients, ni ne pouvez détecter des mouvements douteux pouvant alerter la cellule TRACFIN. Autant d’éléments qui ne manqueront pas de provoquer l’ire de vos contrôleurs.

Le Synaphe insiste sur ce point : le domiciliataire est et doit rester le seul contact du client final.
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