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Domiciliataires d’entreprises, pourquoi adhérer au SYNAPHE ?

Domiciliataires d’entreprises, pourquoi adhérer au SYNAPHE ?

La domiciliation d’entreprises est un métier réglementé soumis à l’obtention d’un agrément préfectoral depuis 2010. En adhérant au SYNAPHE, les entreprises de domiciliation rejoignent un groupe de professionnels dont l’éthique est reconnue de la DGCCRF et qui peut leur apporter de précieux conseils.
Voici ce que vous pouvez lire sur le site du Ministère de l’Economie (février 2021) : « A l’exception des adhérents au SYNAPHE, seul syndicat du secteur, très peu de professionnels connaissent leurs obligations (agrément demandé aux préfets, conservation de documents dans les dossiers-clients prévus par le Code du commerce, mise en place d’un protocole interne adaptant le niveau de vigilance, etc.). »
Tout est dit. Rejoindre le SYNAPHE est donc pour vous et pour la DGCCRF un gage de professionnalisme.
La domiciliation est un service dans l’air du temps : les créateurs d’entreprises veulent pour détermination de leur siège social un service simple, peu onéreux et reconnu des pouvoirs publics. Tous les spécialistes vous le diront : la domiciliation d’entreprises est un « outil de développement » parfait. Pourquoi ? Parce qu’il apporte aux entrepreneurs une stabilité à moindre coût dont ils ont besoin en période mouvementée. En pleine crise sanitaire, on assiste à une hausse très importante du nombre de créations d’entreprises (85 000 créations en 2020 soit 35 000 de plus qu'en 2019) : une forte proportion de ces créations s’est faite au sein de centres de domiciliation. Mais la domiciliation est un vrai métier, soumis aux contrôles stricts de la DGCCRF.
 
Un solide gage de professionnalisme
 
En adhérant au SYNAPHE, les entreprises de domiciliation rejoignent un groupe de professionnels reconnu de la DGCCRF. Parce qu’au SYNAPHE, la domiciliation fiscale des entreprises est dans notre ADN depuis 1993, les professionnels de ce secteur ont d’abord contribué dès décembre 2008 à la mise en place de la norme AFNOR NF X50-772 dédiée aux services des professionnels de l’hébergement d’entreprise. Ils ont été ensuite directement à l’origine de la mise en place de l’Agrément préfectoral des domiciliataires d’entreprises (décret n°2009-1695 du 30 décembre 2009). Depuis des outils sont régulièrement mis en place et proposés à l’ensemble des adhérents afin de faciliter leur bonne information. Des échanges entre professionnels ainsi qu’avec notre organisme de contrôle (DGCCRF) sont organisés lors de nos séminaires, moments propices pour partager nos expériences et préciser nos obligations. Si ces règles sont vues comme contraignantes par certains, leur bonne exécution est la preuve de notre professionnalisme que ce soit vis-à-vis d’une clientèle soucieuse de son image au travers de son siège social ou vis-à-vis des institutionnels tels la DGCCRF, les centres des Impôts, l’URSSAF pour ne citer que ceux-là…
Nos experts connaissent parfaitement les obligations qui incombent aux domiciliataires et sauront vous informer dans le déploiement de votre activité. Nous proposons deux hotlines téléphoniques à nos adhérents : celle du syndicat (qui permet en général de répondre à 90% des questions posées sur le sujet) et celle du service RH/social/juridique « SVP ».
 
Des conseils et une e-formation dédiée, entièrement prise en charge
 
Rappelons également que la formation de nos salariés en lien avec la domiciliation des entreprises est une obligation citée aux textes régissant notre profession. Aussi, notre syndicat a négocié avec l’OPCO de la branche (l’OPCO EP), la prise en charge totale de la formation en e-learning « Les notions juridiques liées au métier de domiciliataire ». Cette formation, dont le premier niveau s’adresse à tous les collaborateurs et le second niveau plus spécifiquement aux dirigeants et aux responsables de centres, nécessite environ 7 heures de travail (à distance) et permet d’obtenir toutes les réponses nécessaires à la bonne administration d’un portefeuille de domiciliés.
Pour plus d’infos appelez la hotline du SYNAPHE au 01 40 21 25 26. Vous pouvez trouver le programme et le bulletin d’inscription à ces formations sur notre site internet.
Les spécialistes de la DGCCRF (Service National des Enquêtes – SNE) soulignent régulièrement que « les domiciliataires doivent exercer une vigilance constante dans la relation d’affaires et sont tenus de vérifier régulièrement la validité des pièces détenues dans les dossiers et de les actualiser. De plus, les professionnels du secteur ignorent pour la plupart l’obligation de vigilance complémentaire imposée par le CMF lorsque, lors de l’établissement du contrat, le client est physiquement absent (représenté par un intermédiaire) et leur rôle déclaratif auprès de TRACFIN en cas de soupçons. »
Rappel : Les textes applicables à la domiciliation d’entreprise sont regroupés dans le Code du Commerce (Articles L.123-10 et suivants pour la déclaration de l’adresse de la société au moment de l’immatriculation au RCS ou au RM/Répertoire des Métiers ; Articles R.123-166-1 et suivants pour l’agrément remis aux domiciliataires par le préfet de police et Articles R123-167 et suivants pour tout ce qui a trait aux contrats de domiciliation).
 
Domiciliation : les questions les plus posées
 
Voici les sujets sur lesquels nous sommes le plus souvent interrogés
Questions du quotidien
- Je gère un espace de coworking et j’aimerais proposer un service de domiciliation. Quelles sont mes obligations ?
- Est-il possible de domicilier un établissement secondaire ?
- Que dois-je légalement mettre à disposition de mes domiciliés pour assurer la confidentialité de leurs affaires et la tenue de leurs réunions statutaires ?
- Quels documents le domiciliataire doit-il toujours avoir en sa possession ?
- Avec quelle régularité dois-je envoyer au centre des impôts, au Tribunal de commerce et aux organismes de recouvrement la liste de mes domiciliés ?
- J’aimerais savoir si un particulier peut souscrire une domiciliation…
- Puis-je proposer un contrat de domiciliation à un avocat ?
 
Questions plus techniques
- Le contrat de domiciliation d’un client vient de s’achever : ai-je une démarche à effectuer auprès du Greffe du Tribunal de commerce ?
- Comment obtenir ou renouveler mon agrément préfectoral ?
- Dois-je pouvoir assurer la mise à disposition et la consultation des registres et autres livres légaux/réglementaires de mes clients ?
- Je gère un centre de domiciliation dans une grande ville et, suite à un contrôle, je dois effectuer une formation de domiciliataire. Votre syndicat propose-t-il ce genre de formation ?
- Les signatures électroniques sont-elles valables pour le Greffe du tribunal de commerce ?
- Mon client ne relève plus son courrier depuis plusieurs mois : dois-je prendre des mesures ?
- Mon client n’a pas de titre de séjour : puis-je quand même lui établir un contrat de domiciliation ?
 
 
Questions « sensibles »
- La DGCCRF a directement saisi TRACFIN et le Procureur de la République pour dénoncer les agissements d’un de mes domiciliés. Qu’aurais-je dû faire ?
- Un huissier de justice me demande des renseignements pour joindre un domicilié : que dois-je faire?
- Je voudrais savoir si je suis dans l'obligation de prendre les actes d'huissiers pour mon client domicilié, ou alors uniquement les avis de passage de l’huissier ?
- Mon client est une association qui va se créer en France pour gérer un centre de formation à l’étranger : puis-je la domicilier ?
- Je viens de recevoir un avis de contrôle de la part de la DGCCRF, que me faut-il vérifier particulièrement ?
- L'un de mes clients refuse de fournir un justificatif de domicile : existe-t-il une liste officielle (et opposable à ce client) des pièces à fournir pour l'établissement d'un contrat de domiciliation ?
- Mon client va créer une société en Angleterre et souhaite avoir une adresse de domiciliation à usage de succursale dans mon centre. Est-ce possible ?
- J’ai un prospect originaire d’un pays hors-UE et qui souhaite créer une structure en France. Il habite hors-UE et n'a pas de carte de séjour. Puis-je proposer un contrat de domiciliation ?
- J’ai une demande de domiciliation (1ère immatriculation) d'une société étrangère, basée dans l’un des pays baltes. S’agit-il d’un pays à risque ? Puis domicilier cette entreprise ?
 
Plus d’infos ?
Pour contacter notre spécialiste « domiciliation », posez votre question par mail au secrétariat : secretariat@synaphe.org ou appelez au 01 40 21 25 26 et laissez votre message ; vous serez recontacté dans les meilleurs délais.
Ne demeurez pas sans information, rejoignez le SYNAPHE et bénéficiez immédiatement de notre expertise, de notre soutien et de nos échanges réguliers avec notre organisme de contrôle.
Cliquez ici pour adhérer : https://www.synaphe.fr/devenir-adherent.html
 
 
 
TRACFIN, un acteur (très) vigilant en matière de domiciliation
Tous les ans, la Cellule TRACFIN diffuse un rapport annuel d’une centaine de pages qui compile l’ensemble des sanctions prises au cours des 12 derniers mois. Le SYNAPHE fera bientôt, sur son site web, une présentation du rapport 2020. Ce rapport s’intitule « Traitement du Renseignement et Action contre les Circuits Financiers clandestins ». Il compile notamment les « actes d’investigation », « déclarations de soupçon », « informations de soupçon », « communications systématiques d’information (COSI), et autres « appels entrants » traités par TRACFIN.
Petit résumé de l’activité TRACFIN en 2019 : « L’année 2019 (a constitué) de nouveau une année de forte progression de l’activité de Tracfin. Le service a reçu 99 527 informations, soit une progression de 25% en un an et de 40% en 2 ans. Le service a réalisé 14 082 enquêtes et transmis 3 738 notes à ses partenaires (autorité judiciaire, cellule de renseignements étrangers et partenaires institutionnels). (…) Avec 175 agents à la date du 31 décembre 2019, Tracfin a poursuivi sa croissance (5,4% d’augmentation des effectifs en 2019). Depuis 2014, les effectifs ont ainsi augmenté de 68,2%. »
Voici plus précisément ce que TRACFIN a indiqué en 2019 dans sa « FICHE 13 » consacrée aux sociétés de domiciliation : « En 2019, l’activité déclarative des domiciliataires est stable avec 23 déclarations de soupçon (22 en 2018). Ce volume déclaratif demeure faible au regard de la population des domiciliataires (entre 2500 et 3000 professionnels), de l’action de contrôle menée par la Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), des décisions de sanction prises par la commission nationale des sanctions (CNS) à l’encontre des domiciliataires (7 en 2019) et de l’actualisation par Tracfin et la DGCCRF des lignes directrices LCB/FT sur le secteur. La sensibilisation des professionnels doit donc se poursuivre.
Comme les années précédentes, la ventilation des déclarations de soupçon demeure inégale, avec notamment un déclarant à l’origine de plus du tiers des signalements adressés à Tracfin en 2019. Les 23 déclarations de soupçon ont été émises par 13 déclarants. Si, avec 8 déclarations de soupçon en 2019, la région Grand Est émet comme les années précédentes le plus grand nombre des signalements à Tracfin, 5 déclarations proviennent de la région Auvergne-Rhône-Alpes, 4 de la région Occitanie, 3 de la région Hauts-de-France et 3 de la région Ile-de-France.
Un tiers des déclarations de soupçon évoquent des soupçons d’escroquerie mais un grand nombre de signalements sont émis aux seuls motifs que la société domiciliée ne respecte pas les termes du contrat de domiciliation, ne s’acquitte pas de ses factures, ou que le dirigeant est difficilement joignable. S’agissant de la qualité des déclarations de soupçon, il est important de mieux détailler les raisons qui conduisent le professionnel à déclarer mais il est à noter l’effort fait sur la fourniture de pièces jointes (présentes dans plus de la moitié des déclarations de soupçon) ».
En 2019, TRACFIN a également apporté des précisions importantes sur les « LIGNES DIRECTRICES LCB/FT - Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme - RELATIVES À L’ACTIVITÉ DE DOMICILIATION » : « En juin 2019, la DGCCRF et Tracfin ont publié des lignes directrices LCB /FT sur le secteur. Il s’agit d’une actualisation des lignes directrices précédentes qui dataient de 2010. De nature explicative et non contraignante, ce document est le fruit du partenariat entre la DGCCRF – autorité de contrôle des obligations de vigilance des entreprises du secteur – et Tracfin. Rédigées de façon pédagogique, les lignes directrices aident les professionnels à s’approprier leurs obligations en matière LCB/FT et constituent un guide pour la mise en place de leur système de gestion et d’évaluation des risques. L’approche par les risques a été explicitée, avec des focus sur les notions essentielles du dispositif, telles celles de classification des risques ou de personnes politiquement exposées. Pour améliorer la rédaction de leurs signalements, les professionnels assujettis pourront utilement consulter l’encadré relatif à la structure de l’exposé des motifs de la déclaration de soupçon. »
 
(Source : rapport TRACFIN 2019)
Vous trouverez la version complète du rapport TRACFIN 2019 ici :
https://www.economie.gouv.fr/files/2020-09/web-ra-analyse-tracfin-19-20-v26_0.pdf
Lien montrant la citation présentée au début de l’article :
https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/domiciliation-dentreprise-gestion-a-risques